Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Razón social: SOLUTIC 3E S.A.S. (nombre comercial: Solutic3e)
• NIT: 901.722.230-4
• Domicilio: Zipaquirá, Cundinamarca, Colombia
• Dirección: Diagonal 4 A # 27 - 78, Zipaquirá, Cundinamarca
• Teléfono: +57 312 774 6648
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: soporte01@solutic3e.com
• Página web: solutic3e.com

2. Finalidades del tratamiento

Los datos personales que SOLUTIC 3E S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

2.1. Contactos, clientes y prospectos

• Atender las solicitudes, cotizaciones y mensajes enviados a través del formulario de contacto del sitio web, WhatsApp, correo electrónico u otros canales.
• Desarrollar y prestar los productos y servicios contratados, incluido el soporte técnico.
• Enviar información comercial, publicitaria y de nuevos productos o servicios por correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp o redes sociales.
• Realizar encuestas de satisfacción sobre los productos y servicios ofrecidos.
• Suministrar la información de contacto a la fuerza comercial o a terceros con los que exista un vínculo contractual, únicamente para las finalidades aquí descritas.

2.2. Proveedores y contratistas

• Gestionar la relación contractual para la adquisición de productos o servicios requeridos por la empresa.

2.3. Empleados, exempleados y practicantes

• Gestionar la relación laboral o de prácticas y cumplir las obligaciones en materia laboral y de seguridad social.

2.4. Visitantes del sitio web

• Analizar de forma estadística el uso del sitio web mediante cookies, según lo descrito en la Política de Cookies.

3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos

Los datos serán recolectados, almacenados, usados, actualizados, circulados y, cuando corresponda, suprimidos, en bases de datos físicas o digitales con las medidas de seguridad descritas en esta política, con el fin de:

• Desarrollar el objeto social de SOLUTIC 3E S.A.S.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables a la empresa.
• Realizar las actividades comerciales y publicitarias autorizadas por el titular.

4. Autorización del titular

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. En el formulario de contacto del sitio web, la autorización se otorga al marcar la casilla de aceptación de esta política antes de enviar la información. SOLUTIC 3E S.A.S. conserva prueba de dicha autorización, incluyendo la fecha, la dirección IP de origen y la versión de la política aceptada.

5. Datos sensibles

SOLUTIC 3E S.A.S. no recolecta datos sensibles en sus procesos, tales como datos biométricos, de salud, de origen racial o étnico, u orientación política o religiosa. Si en el futuro llegara a requerirlos, informará al titular que no está obligado a suministrarlos y solicitará su autorización explícita, indicando la finalidad específica del tratamiento.

6. Tratamiento de datos por cuenta de clientes

Cuando, en la prestación de servicios de desarrollo, implementación o soporte técnico, SOLUTIC 3E S.A.S. acceda a bases de datos de sus clientes, actuará como Encargado del Tratamiento: tratará esos datos únicamente conforme a las instrucciones del cliente, quien es el Responsable, y aplicará las medidas de seguridad y confidencialidad previstas en esta política.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

8. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El Área de Soporte de SOLUTIC 3E S.A.S. es la responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales, a través del correo soporte01@solutic3e.com.

9. Procedimiento para ejercer los derechos

9.1. Consultas

• Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
• Cuando no sea posible atenderlas en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan un presunto incumplimiento, podrán presentar un reclamo que contenga:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el derecho que desea ejercer.
• Dirección, correo electrónico y teléfono de contacto.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no presenta la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOLUTIC 3E S.A.S.

10. Seguridad de la información

SOLUTIC 3E S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11. Vigencia

• La primera versión de esta política entró en vigencia en agosto de 2025. La presente versión (2026-09) rige a partir de su publicación en el sitio web.
• Los datos personales se conservarán mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados y durante el tiempo que exijan las obligaciones legales o contractuales.
• Una vez cumplidas las finalidades, los datos serán suprimidos de forma segura.
• Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado a los titulares a través del sitio web.